Nahtloser Text-Workflow für mehrsprachige Broschüren: InDesign-Austauschformat für Übersetzungen

Sie möchten ein neues Produkt einführen und Ihre druckfrische, professionell gestaltete Broschüre übersetzen lassen? Sie stehen nicht nur vor der Herausforderung, einen Übersetzungsprofi zu finden, der sich mit Ihrer Thematik auskennt. Auch ergeben erste Anfragen, dass die zu übersetzenden Texte unerwartete Probleme bereiten, da sie im InDesign-Format (.indd) vorliegen.

Eine Übersetzung direkt in InDesign einfügen?

Wer das übersetzen beherrscht, ist nur selten Grafikprofi in Personalunion. Das sehr leistungsfähige und komplexe Layout-Programm der Adobe-Familie würde eine erhebliche Einarbeitungszeit fordern. Selbst wer diese Kenntnisse mitbringt, wird Sie an dieser Stelle enttäuschen: Layout-Software eignet sich schlichtweg nicht für den Übersetzungsprozess.

In der Regel fragen Sprachdienstleister nach Textdateien in bekannten Formaten, die mit einem gängigen Textverarbeitungsprogramm wie Word bearbeitet werden können.
Ihr Grafiker rät jedoch aus zwei Gründen – zu Recht – von Word ab: Die Textinhalte ließen sich zwar (über den Umweg PDF) schnell in eine einfache Textdatei überführen, aber wie sollten die übersetzten Texte zurück in das Layout gebracht werden?

• Ein manuelles Kopieren und Einfügen, Abschnitt für Abschnitt, würde erheblichen Aufwand fordern.
• Das Setzen von Texten in einer Sprache, die man nicht beherrscht, ist sehr fehleranfällig.

In einer digitalen, vernetzten Welt klingt das geradezu, als solle der PC gegen die Schreibmaschine zurückgetauscht werden. Dabei gibt es den perfekten Workflow: Professionelle Übersetzerinnen und Übersetzer arbeiten längst mit Translation Memory Systemen (TMS). Das gestattet nicht nur alle Vorteile einer datenbankbasierten, computergestützten Übertragung von der Ausgangs- in die Zielsprache. TM-Systeme wie SDL Trados Studio können zahlreiche Dateiformate und insbesondere auf XML basierende Austauschformate darstellen und verarbeiten.

Datenaustausch und Dateihandling für mehrsprachige Printprodukte

Für InDesign-Dateien bedeutet das: Über die Exportfunktion wird eine IDML-Datei erstellt, die vom Übersetzer direkt in seine Übersetzungssoftware eingelesen und dort bearbeitet werden kann. Die fertige Übersetzung wird anschließend ebenso als IDML geliefert, die sich nahtlos in den ursprünglichen InDesign-Ordner einfügen lässt. Der Übersetzer muss weder über die verwendeten Schriftarten verfügen, noch Sorge haben, am Layout unerwünschte Änderungen zu erzeugen.
Diese Vorgehensweise empfiehlt sich für die Übersetzung aller Drucksachen wie Flyer, Prospekte, Dokumentationen, Kataloge, Magazine, Plakate oder Imagebroschüren. Auch in der professionellen Zeitungs- und Zeitschriftenproduktion sowie im digitalen Publishing kommt InDesign als Layout- und Satzprogramm zum Einsatz.
Eine IDML-Datei enthält keine Grafiken, aber alle Texte und Informationen zu Gliederung und Formatierung. IDML ist ein ZIP-Container und kommt mit sehr geringen Dateigrößen aus.

Wie sollten InDesign-Layouts für Übersetzungen vorbereitet sein?

Für jede Sprache ist eine Ebene (Layer) vorzusehen. Die Ebene der zu übersetzenden Sprache wird dupliziert, als Layername sollte die Zielsprache eingetragen werden. Vor dem Export als IDML sind alle nicht zu übersetzenden Texte/Ebenen auszublenden, eventuelle Layoutanweisungen gehören also auf gesonderte Layer.

Damit auch in der fremdsprachigen Version Texte, Bilder und Grafiken später perfekt vereint sind, sollte Folgendes während der Formatierung und vor dem Export als IDML berücksichtigt werden:

• Zeilenlängen grundsätzlich über die Größe der Textrahmen steuern
• harte Umbrüche vermeiden und einzelne Zeilenenden ggf. per Zeilenumbruch (Soft Return) anpassen
• Grafiken umfließen / Abschnittswechsel: statt manueller Umbrüche zusammenhängende Texte in verknüpften Textrahmen platzieren
• für Aufzählungen keine Tabs oder Leerzeichen, sondern die Absatzformate Aufzählungsliste oder Nummerierte Liste nutzen
• Textrahmen dem Textfluss entsprechend in logischer Reihenfolge erstellen, damit sie auch in der Übersetzungssoftware zusammenhängend angezeigt werden
• Zeilenabstände immer über Absatzformate steuern, damit die Formatierungen erhalten bleiben
• die Änderungsverfolgung deaktivieren (ggf. vorher alle Änderungen annehmen)
• Sollte die Export-Datei doch einmal unerwartet groß ausfallen: in den Voreinstellungen die Anzeigeleistung auf ‚Schnell‘ ändern und im Dateihandling das Speichern von Vorschaubildern deaktivieren

Ein Tipp für die Kontrolle in InDesign:

Durch das Einblenden der nicht druckbaren Zeichen wird leicht ersichtlich, ob korrekt formatiert wurde.

Ist das Layout von Anfang an richtig erstellt, werden auch für die fremdsprachige Version nur wenige Nacharbeiten für Textlängen oder Zeilenenden nötig sein.

Im Layout der Originalsprache einplanen:

Häufig sind übersetzte Texte etwas länger als die Originalfassungen. Lassen Sie daher nach Möglichkeit immer etwas Luft im Design. Ist um Bilder herum genügend Platz, fügt sich auch die länger laufende Übersetzung gut ins Layout.